Bàn giao TVC AI gồm những file nào? Bảng kiểm cho chủ shop

Sau khi dự án TVC AI kết thúc, hồ sơ bàn giao chuẩn gồm 4 nhóm file: (1) file master bản dựng đã duyệt, (2) file xuất theo từng tỷ lệ khung, (3) file âm thanh tách riêng, và (4) bảng ghi chú phiên bản. Thiếu bất kỳ nhóm nào, lần xuất lại cho kênh mới sau này anh/chị sẽ phải làm lại một phần — tốn thêm 30–50% thời gian so với việc chỉ re-render từ file gốc.

Ảnh 1

Vì sao chủ shop cần quan tâm hồ sơ bàn giao ngay từ lúc ký hợp đồng?

Vì 80% trường hợp phải làm lại TVC AI đến từ việc khách không giữ đủ file gốc, chứ không phải do AI dựng kém. Đa số chủ shop chỉ nhận đúng một file MP4 16:9 đã xuất cuối cùng, rồi 2 tháng sau muốn cắt thêm bản 9:16 cho TikTok hay 1:1 cho feed thì đành nhờ đơn vị cũ dựng lại từ đầu — mất thêm vài triệu và 3–5 ngày chờ.

Ở BEABIAI, chúng tôi chốt hồ sơ bàn giao với khách ngay từ bước brief, ghi rõ trong phụ lục hợp đồng. Kinh nghiệm từ các dự án TVC AI cho ngành F&B, làm đẹp và thương mại điện tử cho thấy: khách giữ đủ 4 nhóm file có thể tự xuất lại 5–7 phiên bản khác nhau trong vòng 1 buổi chiều, không cần liên hệ lại xưởng.

Hồ sơ bàn giao TVC AI tiêu chuẩn gồm những nhóm file nào?

Hồ sơ bàn giao TVC AI tiêu chuẩn gồm 4 nhóm, mỗi nhóm phục vụ một mục đích riêng và không thể thay thế cho nhau. Dưới đây là bảng kiểm đầy đủ kèm cột "dùng để làm gì" và "nếu thiếu thì sao" — anh/chị có thể copy ra file Excel để đối chiếu khi nhận bàn giao.

Nhóm 1 — File master (bản dựng đã duyệt)

Định dạng thường gặp: .prproj, .aep, .drp (Davinci Resolve) hoặc file project của công cụ AI đã dùng (Runway, Kling, Veo tuỳ dự án).
Dùng để làm gì: Chỉnh sửa nhỏ (đổi logo, đổi end-card, cắt 2 giây), xuất lại bất kỳ tỷ lệ nào mà không mất chất lượng gốc.
Nếu thiếu thì sao: Mọi thay đổi sau này đều phải dựng lại từ đầu, chi phí bằng 60–100% dự án gốc.

Nhóm 2 — File xuất theo từng tỷ lệ khung

Tối thiểu 4 tỷ lệ: 16:9 (YouTube, website), 9:16 (TikTok, Reels, Shorts), 1:1 (feed Facebook/Instagram), 4:5 (feed dọc Instagram).
Định dạng: MP4 H.264, bitrate 10–20 Mbps cho bản full HD; thêm bản 4K nếu hợp đồng có ghi.
Dùng để làm gì: Đăng đa kênh ngay, không cần thuê dựng lại.
Nếu thiếu thì sao: Kênh nào không có file đúng tỷ lệ sẽ phải crop thủ công — dễ mất chủ thể, mất chữ, hoặc phải dựng lại.

Nhóm 3 — File âm thanh tách riêng

Bao gồm: Voice-over (.wav), nhạc nền (.wav hoặc .mp3 có bản quyền), SFX (.wav), và bản mix final (.wav).
Dùng để làm gì: Đổi voice-over sang tiếng Anh, thay nhạc theo mùa (Tết, Black Friday), hoặc tái sử dụng cho TVC khác cùng thương hiệu.
Nếu thiếu thì sao: Phải thu âm lại và mua nhạc mới — tốn thêm 1–3 triệu mỗi lần thay.

Nhóm 4 — Bảng ghi chú phiên bản (version log)

Nội dung tối thiểu: Ngày duyệt, tên người duyệt phía thương hiệu, thay đổi so với bản trước (đổi cảnh nào, đổi nhạc, đổi text...), và lý do thay đổi.
Dùng để làm gì: Truy vết khi có tranh chấp, biết bản nào là bản chốt cuối, tránh dùng nhầm bản cũ.
Nếu thiếu thì sao: Dễ đăng nhầm bản chưa duyệt, hoặc mất thời gian xác nhận lại với xưởng.

Ảnh 2

Thời hạn lưu file nên chốt trong hợp đồng là bao lâu?

Thời hạn lưu file tối thiểu nên chốt là 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu, và ghi rõ đơn vị nào giữ bản gốc. Con số này đến từ thực tế: hầu hết thương hiệu SME làm TVC AI cho một chiến dịch sẽ tái sử dụng tư liệu trong vòng 6–12 tháng sau đó (đổi kênh, đổi tỷ lệ, đổi ngôn ngữ, làm phiên bản Tết hoặc sale theo mùa).

Có 3 điểm cần ghi rõ trong hợp đồng:

Trách nhiệm lưu trữ: Bên nào giữ file master? Nếu chỉ xưởng giữ, cần cam kết lưu 12 tháng và bàn giao lại theo yêu cầu.
Chi phí lưu trữ sau thời hạn: Nhiều xưởng tính phí 500k–1 triệu/tháng nếu khách muốn giữ file lâu hơn. Nên chốt trước để tránh phát sinh.
Phương thức bàn giao: Nên là link cloud (Google Drive, Dropbox) kèm quyền tải, không chỉ gửi qua Zalo vì file dễ bị nén và mất chất lượng.

Nếu anh/chị đang chuẩn bị ký hợp đồng TVC AI và chưa có phụ lục bàn giao, hãy yêu cầu đơn vị sản xuất ghi rõ 4 nhóm file trên. Đây là điểm rất nhỏ trong hợp đồng nhưng tiết kiệm cho thương hiệu vài triệu đến vài chục triệu về sau.

Bảng kiểm 4 nhóm file — in ra và tick khi nhận bàn giao

Dưới đây là bảng kiểm rút gọn để anh/chị in ra, tick từng dòng khi nhận file từ xưởng:

[ ] File master (project gốc, mở được bằng phần mềm tương ứng)
[ ] File xuất 16:9, 9:16, 1:1, 4:5 (MP4, đủ bitrate)
[ ] File âm thanh: voice-over, nhạc nền, SFX, bản mix final
[ ] Bảng ghi chú phiên bản: ngày duyệt, người duyệt, thay đổi
[ ] Link cloud còn hiệu lực, tải được
[ ] Thời hạn lưu file và trách nhiệm lưu trữ đã ghi trong hợp đồng

Ảnh 3

Lời kết từ BEABIAI

Hồ sơ bàn giao TVC AI không phải thủ tục giấy tờ — nó là tài sản tái sử dụng của thương hiệu. Giữ đủ 4 nhóm file, anh/chị có thể xuất lại 5–7 phiên bản cho kênh mới mà không cần trả thêm đồng nào cho xưởng. Nếu đang chuẩn bị làm TVC AI và muốn nhận bộ checklist bàn giao mẫu, inbox BEABIAI hoặc để lại bình luận — chúng tôi gửi file mẫu miễn phí trong 24h.